• César Sánchez

Tres pasos para acelerar los procesos de embalaje y envío

Como dueño de una tienda online de éxito, seguro que siempre te falta tiempo para hacerlo todo. Siempre hay algo que hacer: cambiar la estética de tu web, atender a los clientes o encontrar un rato para ti. Hoy te ayudamos a conseguir algo más de tiempo libre enseñándote a agilizar los procesos de embalaje y envío.

1. Identifica cuellos de botella

El primer paso para mejorar un proceso es siempre identificar los cuellos de botella. ¿A qué nos referimos? A cualquier actividad que ralentice los demás pasos de la operación. Es fácil detectar estos tapones en el almacén porque se produce una evidente acumulación de pedidos. En función de la complejidad de tu negocio, puede que no tengas ningún punto débil… ¡o que tengas muchos!

Aunque ahora no veas ningún cuello de botella, haz un seguimiento durante varios días para comprobar cómo se procesan los pedidos. Así podrás encontrar cualquier inconsistencia en el proceso para mejorarla. ¿Sigues sin encontrar puntos en los que se formen embudo? Entonces, estudia formas de mejorar toda la operación.

2. Refine the process

Si detectas múltiples cuellos de botella, establece prioridades. Puedes hacerlo en función del coste o del tiempo invertido. ¡Y no olvides que la organización debe adaptarse específicamente a tu negocio! Gestiona siempre los problemas más importantes en primer lugar: su resolución puede suponer la eliminación de problemas menores.

Encuentra la forma de suprimir el primer cuello de botella reduciendo el tiempo necesario para llevar a cabo la acción asociada o limitando el número de errores. Plantéate estas preguntas:

¿Qué parte de este paso no es necesaria? ¿Qué puedo eliminar? ¿Qué parte de este paso se puede realizar más tarde? ¿Qué parte de este paso se puede realizar antes? ¿Qué parte de este paso se puede combinar con otra tarea? ¿Hay alguna forma más rápida de completar esta tarea? ¿Qué recursos adicionales pueden acelerar el proceso? Vamos a partir de este esquema básico para ver algunos ejemplos de cómo mejorar los procesos de envío.

(1) Imprimir listas de embalaje → (2) seleccionar productos de pedidos → (3) imprimir pedidos → (4) embalar pedidos → (5) pesar paquetes → (6) imprimir etiquetas de envío → (7) entregar al transportista

Eliminar un paso

Si llevas mucho tiempo con la empresa, esta puede ser la solución más difícil. Hay que evaluar todas las tareas, incluso las que te parezcan obvias. Para conseguir una perspectiva diferente puedes pedirle sugerencias a un nuevo empleado.

La primera tarea del esquema que hemos planteado es imprimir las listas de embalaje. ¿Tu empresa no lo necesita? Imprime los formularios de los pedidos y empaqueta los productos solicitados usando ese documento. Así te ahorras el tiempo y el dinero destinados a imprimir las listas de embalaje.

Desplazar partes de un paso

Seguro que puedes agrupar varias partes del proceso con otras tareas para maximizar la eficiencia. Evalúa cualquier operación que reste fluidez al proceso. Por ejemplo: si te quedas sin stock de un producto cuando estás embalando pedidos, ¿vas al almacén a coger más? Es una solución perfecta para casos puntuales… pero si te quedas sin stock varias veces al día, interrumpe el flujo del proceso. Cada vez que algo se acaba, el proceso queda en pausa mientras se repone.

Para darle fluidez al embalado de pedidos, crea una operación de reabastecimiento de stock y prográmala al principio del día. Parece que estás añadiendo un nuevo paso al proceso… ¡pero solo estás trasladando un sub-paso! Así el proceso resulta más claro y eficiente.

Afinar un paso

A veces solo tienes que mejorar un proceso que ya usas. Tienes que tomar perspectiva para averiguar cómo pulirlo. Fijémonos en el paso “pesar paquetes” de nuestro ejemplo. Si ya tienes los productos, puedes pesarlos con antelación e introducir su peso en tu tienda PrestaShop… ¡así las etiquetas se generarán automáticamente con el peso correspondiente! No eliminas el paso “pesar paquetes” porque sigues pasando por la báscula cada producto, pero agilizas el proceso de embalaje de pedidos.

Recursos adicionales

La última opción es conseguir recursos adicionales. No solo es la última por ser la más cara, sino porque además es un poco como tomar un atajo. Pero si ya has agotado todas las alternativas, es la única mejora que te queda por hacer. Si todos los pasos del proceso son totalmente eficientes y sigues sin poder preparar los pedidos a tiempo… contempla la posibilidad de contratar a otra persona. También puedes comprar nuevas herramientas para agilizar tareas concretas: mejores impresoras para acelerar la impresión o nuevos carritos para facilitar la selección de productos.

3. Evalúa

Cuando ya sabes qué quieres mejorar y cómo hacerlo, es hora de ponerse manos a la obra. Y para saber si los cambios están funcionando o no, tienes que poner en marcha algún sistema de evaluación. Por ejemplo, puedes medir el tiempo necesario para completar un paso. O contar el número de pedidos procesados al día. En cualquier caso, asegúrate de tener un sistema para comparar la eficacia del nuevo proceso con respecto al antiguo.

En resumen

La mejora de la operatividad de tu tienda es un proceso continuo. Siempre hay nuevas tecnologías o ideas que pueden ayudarte a optimizar su funcionamiento. Solo necesitas algo de tiempo, paciencia y el deseo de mejorar. Para optimizar tu negocio:

Determina cuáles son los problemas o cuellos de botella Afina esos procesos y mejóralos Evalúa los cambios Repite ¿Qué cambios tienes previsto hacer en tu tienda antes de que empiece la locura navideña? ¡Déjanos tus comentarios aquí abajo! ¿Ya has hecho algún cambio? Cuéntanos cómo te ha ido.

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